¿En qué consiste un acta de constitución?
El acta de constitución viene a ser la partida de nacimiento de la organización que estamos formando y en la cuál se hace constar el tipo de organización y los socios fundadores de la misma –lo que no quiere decir que luego podamos incorporar a otras personas-. Es el primer documento que debemos gestionar ante los registros públicos. Sin embargo, su gestión requiere que previamente hayamos establecido el estatuto o reglamentación de la futura organización.
En la ciudad de Bogotá, a las 6 horas del 19 de octubre de 2010, en el Centro de Electricidad, Electrónica y Telecomunicaciones ubicado en Avenida 30 No. 17B-25 Sur se reunieron Juan David león Garzón, Daniel Antonio Leal Beltrán, Rita Milena Vásquez Carranza y José Luis Rozo Rodríguez todos mayores de edad, con domicilio ubicado en Soacha, Bogotá y Fuzagasuga respectivamente, identificados con la cedulas de ciudadanía números 1.024.479.105, 1.033.704.812, 1.074.908.111 y 81.740.042 (indicar nombres de los asociados, domicilio, N° de documento de identidad) con el objeto de asociarse y constituir una asociación civil.
Se desempeñó como Presidente ....... y como Secretario ................, especialmente designados para desempeñar tales cargos en la presente sesión de constitución.
El Presidente declaró instalada la sesión, pasando a tratar los asuntos materia de agenda.
ORDEN DEL DÍA.‑
Todos los asistentes, luego de debatir ampliamente, acordaron por unanimidad:
PRIMERO: Constituir una Asociación civil sin fines de lucro denominada..............., con el objeto social de..................
El domicilio, organización, régimen patrimonial y demás disposiciones que regularán la presente Asociación se establecen en el Estatuto aprobado en el punto Tercero de esta sesión.
SEGUNDO: El patrimonio de la Asociación será el que arroje su balance y podrá incrementarse por cualquier medio permitido por los Estatutos y la legislación nacional. Los ingresos que perciba la Asociación se destinarán exclusivamente a los fines de su creación en el país y no podrán distribuirse, directa ni indirectamente, entre los asociados. El saldo de liquidación patrimonial será transferido a otras asociaciones o instituciones que persigan fines similares en el país, a elección de la Asamblea General que apruebe el balance de liquidación.
(incorporar de ser el caso): Para efectos de la constitución, cada asociado conviene en aportar una cuota de inscripción de ....... cuyo importe total es de que constituye el patrimonio inicial de la Asociación.
TERCERO: La Asociación se regirá por el siguiente Estatuto:
Estatuto
(En este punto debemos transcribir el Estatuto)
CUARTO: El primer Consejo Directivo estará integrado por las siguientes personas y tendrá una duración de .......años:
(indicar cargos directivos, de ser el caso; nombres y apellidos completos de los directores, documento de identidad y domicilio).
Asimismo, se designa como representante legal a ............. (indicar nombre del cargo directivo que ejerce la representación legal de la asociación, por ejemplo: Director Ejecutivo; nombres y apellidos completos, documento de identidad y domicilio).
QUINTO: Se faculta expresamente a ....... para que actuando individualmente en nombre y representación de todos los asociados suscriba la minuta y escritura pública de constitución social y, en general, firme toda clase de documentos públicos y privados destinados a formalizar la constitución de esta Asociación.
No habiendo más asuntos que tratar se leyó, transcribió y aprobó la presente acta, suscribiéndola todos los asistentes en señal de conformidad.
(debe quedar constancia de las firmas completas de los asociados fundadores)
¿COMO SE DESARROLLA UN PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?
Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios; entre los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran:
el plan de gestión del cronograma
el plan de gestión de costos
el plan de gestión de calidad
la línea base del alcance
la línea base del cronograma
la línea base del desempeño de costos
EJEMPLO:
Crear un plan de comunicación a mediano – largo plazo, que mantenga informada a la organización acerca del cambio en sus distintas etapas. Al inicio, generando conciencia, durante la ejecución, guiando el proceso de cambio, informando y celebrando los avances, evaluando las brechas y proponiendo alternativas preventivas y correctivas que permitan habilitar a la gerencia y los colaboradores y por supuesto a lo largo de todo el proceso, reforzando estos aspectos.
HERRAMIENTAS PARA MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DE UN PROYECTO:
Es el proceso que consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. El seguimiento es un aspecto de la dirección del proyecto que se realiza a lo largo del proyecto. Consiste en recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño, y en evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al proceso. El seguimiento continuo proporciona al equipo de dirección del proyecto conocimientos sobre la salud del proyecto y permite identificar las áreas susceptibles de requerir una atención especial. El control consiste en determinar acciones preventivas o correctivas, o en modificar los planes de acción y hacer un seguimiento de los mismos a fin de determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeño.
CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS
es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto; es decir Cada solicitud de cambio documentada debe ser aprobada o rechazada por alguna autoridad perteneciente al equipo de dirección del proyecto o a una organización externa, en muchos proyectos, se otorga al director del proyecto la autoridad para aprobar cierto tipo de solicitudes de cambio, según se define en los documentos del proyecto que describen los roles y responsabilidades. Siempre que se requiera, el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios incluirá un comité de control de cambios (CCB) que será responsable de aprobar o rechazar las solicitudes de cambio. Los roles y responsabilidades de estos comités están claramente definidos en los procedimientos de control de la configuración y de cambios, y son aprobados por los interesados apropiados. Muchas empresas de gran envergadura cuentan con una estructura de comités de varios niveles con responsabilidades diferentes para cada uno de ellos. En caso de que el proyecto se ejecute por medio de un contrato, algunos de los cambios propuestos pueden requerir la aprobación del cliente, de acuerdo con el contrato.
EJEMPLO:
revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto.
Es una variable de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionario, inspección de registros y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa. A continuación se verán cada una de ellas.
TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Es una variable de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionario, inspección de registros y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa. A continuación se verán cada una de ellas.
La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así, los analistas que estudian ala administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los agentes más importantes.
DEFINICIÓN DE LA EDT:
El EDT o estructura de desagregación del trabajo, acá lo conocemos mas por sus siglas en ingles como el WBS (work breakdown structure) y es el listado de todas las actividades que comprenden el alcance del proyecto, necesarias para realizar su planificación y efectuar su ordenada ejecución y control; estas actividades están desagregadas en actividades mas pequeñas o tareas a un suficiente nivel de detalle para permitir un seguimiento adecuado y a su vez cada una de las actividades está concatenada a otra en función a sus actividades pre requisitos o actividades predecesoras, las que se visualizan en el diagrama de Gantt o crono-grama"
TÉCNICAS PARA CONSTITUIR UN ALCANCE
Mediante esta fase se debe adquirir una idea de conjunto de qué es lo que debería hacer el sistema que se va a diseñar y definir el alcance del proyecto. Se trata entonces de establecer un contrato entre usuarios últimos del sistema y las personas que analizarán, diseñarán y construirán el sistema. Cuanto mejor y más tempranamente se conozcan las metas esenciales del área y los requisitos, menos riesgo habrá de que haya sorpresas durante la fase de análisis o que el alcance del proyecto varíe drásticamente.
El resultado de esta fase es el documento de estrategia, cuyos objetivos son:
- Comunicar a la alta dirección lo que supone que se va a lograr con el proyecto.
- Explicar claramente por qué el proyecto es eficiente en cuanto a coste-beneficio, demostrando que el plan propuesto tiene sentido, es factible y es el mejor plan posible para conseguir que se realice el trabajo.
- Servir como contrato (o pacto) entre el equipo de desarrollo y los usuarios.
- Enumerar las entregas prometidas, exponer las suposiciones y limitaciones del proyecto y limitar la responsabilidad del equipo de desarrollo a lo que acuerde.
- Proporcionar un punto de referencia y un mecanismo para manejar los conflictos que pudieran surgir.
Diagrama PERT
Características
- Es un grafo, o sea, un conjunto de puntos (nodos) unidos por flechas.
- Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribución temporal.
- Las flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto.
- Los nodos del grafo, representado por círculos o rectángulos, corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede representar hasta dos instantes distintos, el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo.
- Es una herramienta de cálculo, y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto.
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Para construir un diagrama PERT se han de tener en cuenta las siguientes reglas
- Los nodos representan instantes del proyecto. Cada nodo representa el inicio mínimo (im) de las tareas que tienen origen en dicho nodo y el final máximo (FM) de las tareas que llegan al mismo.
- Sólo puede haber un nodo inicial y un nodo final. O sea, sólo puede haber un nodo al que no llegue ninguna flecha (nodo inicial) y sólo puede haber un nodo del que no salga ninguna flecha (nodo final).
- La numeración de los nodos es arbitraria, si bien se reserva el número menor (generalmente el 0 o el 1) para el nodo inicial y el mayor para el nodo final.
- Las flechas representan tareas y se dibujan de manera que representen las relaciones de dependencia entre las tareas. Los recorridos posibles a través del diagrama desde el nodo inicial al nodo final, siguiendo el sentido de las flechas, deben corresponder con las secuencias en que deben realizarse las distintas tareas, o sea, los caminos del proyecto.
- No puede haber dos nodos unidos por más de una flecha.
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